Los correos electrónicos se han vuelto indispensables en nuestra vida cotidiana llegando en muchos casos a convertirse en verdaderos “cuellos de botella” los cuales, mal administrados, pueden incluso trabar más que ayudar a la tan esquiva productividad en nuestras organizaciones.
Efectivamente, las bandejas de correos suelen transformarse en verdaderas pesadillas cuando de leer y responder correos se trata. Horas valiosas se nos escurren al leer correos copiados a nosotros, revisar correos intrascendentes, discriminar y jerarquizar cuales realmente vale la pena considerar y finalmente, responderlos.
No es un misterio que los correos electrónicos contienen conversaciones relativas al trabajo que hay que realizar, pero el escribirlos y responderlos en estricto rigor, no siempre esto constituye parte de nuestro trabajo. Algo similar pasa con las reuniones; eventos en los cuales se conversa respecto del trabajo que hay que hacer pero, no son parte del trabajo (excepto en contadas situaciones, reuniones con clientes, con proveedores, etc.)
Lo realmente peligroso aparece cuando como parte de nuestro trabajo debemos lograr un objetivo y para ello necesitamos pedir, coordinar, conversar con otros dado que el cumplimiento de nuestros propósitos, depende de que yo me cerciore de que ciertas acciones (de otros) sean realizadas; entonces, ocupo el correo electrónico para solicitar, recordar, indicar, etc., algo a alguien de quien requiero su accionar. El problema surge cuando, a pesar de haber utilizado esta “infalible” herramienta para lograr que lo que debe ocurrir con algo o alguien ocurra, el receptor de dicho correo por alguna razón, no se hace cargo de su lectura ni menos del requerimiento que el mensaje tiene, entonces, el objetivo o el propósito sencillamente no se cumple y, frente al no cumplimiento de un objetivo, aparece el ya conocido “festival de excusas”.
El accountability o “capacidad de hacerse responsable” se debilita y aparece el clásico “pero yo le envié un correo…”. Esta explicación tiene el poder de confundir a quien pide reporte pues, deja la sensación de que efectivamente la persona hizo el trabajo pero en realidad lo que ocurrió, es que la personas que reporta no cumplió con el objetivo o propósito y literalmente se escuda tras un reporte de actividades realizadas y no de objetivos cumplidos.
“Yo le envié un correo…” tiene el poder de excusar al responsable y el oído poco entrenado en la magia del lenguaje, asume que la tarea fue hecha pero que por “diversas circunstancias” el objetivo no se cumplió entonces el problema es de aquel que no abrió y no revisó tan trascendente correo.
Es probable que mis años de experiencia me hagan permanente mirar con escepticismo la responsabilidad descansada en el traspaso de correos electrónicos (algo similar pasa con el chat), pues a la hora de asegurarme de que lo que requiero que se haga, se cumpla, creo que la comunicación cara a cara, o el quizás pasado de moda llamado telefónico, resultan más efectivos que correos electrónicos dejados a la suerte de quienes revisan sus bandejas, definen que abren y que leen y a cuales mensajes finalmente, se les prestará la atención debida.
Las estadísticas indican que un ser humano en promedio en general, abre alrededor de un 25% de los correos electrónicos que recibe en su bandeja de entrada y, que un alto porcentaje de estos, se abren y se leen desde un dispositivo móvil lo que adicionalmente, dificulta la lectura de archivos, datos numéricos, etc.
Son las paradojas una conectividad creciente que nos genera crecientes niveles de incomunicación, malas practicas de coordinación y fugas de productividad ocultas que resultan ser muy costosas en tiempos en que la conciencia del desperdicio duele.
Feliz semana y agradecemos a los 22 entusiastas asistentes a nuestro Mastery Invierno 2015, quienes viniendo de diferente países latinoamericanos, dieron vida y un profundo sentido a nuestro poderoso proceso de transformación que hemos denominado Maestría. Nos vemos en Noviembre en nuestro Mastery Fin de año 2015 www.personasextraordinarias.com
