A quién no le ha tocado asistir a una reunión eterna y sin frutos. Para nadie es novedad que éstas lejos de ser un aporte, muchas veces se transforman en una pérdida de tiempo, y lo que es peor, nos sacan de nuestro flujo de trabajo, desconcentrándonos de nuestro quehacer. La solución no está en eliminarlas, sino en hacerlas más efectivas, y para esto, se deben detectar primero los vicios más recurrentes y en esa toma de conciencia ir modificando nuestros malos hábitos al respecto. Estos se dividen a grandes rasgos en: conversaciones estériles en donde no se toman decisiones y no hay por tanto resultados; conversaciones sin objetivos y pérdida de foco; interrupciones por la presencia de celulares y dispositivos electrónicos, los que a la vez compiten con las conversaciones; falta de definición de acciones; dificultad para delegar; y dificultad para pedir. A continuación algunas claves que pueden ayudarte a gestionar tus reuniones de manera más efectiva:
1.- Agendar reuniones cortas (no más de 30 minutos), para tratar temas bien acotados, en vez de una reunión larga donde se aborden muchos tópicos a la vez.
2.- Citar sólo a las personas que está directamente ligadas al tema, no es necesario hacer participar a todo el mundo.
3.- Pedirles a los asistentes preparar la reunión antes de asistir, para tener una participación activa. Contar con la información necesaria.
4.- Especificar y explicitar al comienzo de cada reunión el contenido y objetivos de ésta.
5.- Establecer 3 puntos generales y asignarles un tiempo a cada uno.
6.- Registrar acciones a tomar, responsables y fechas.
7.- Coordinar acciones: delegar y asignar tareas de acuerdo a los objetivos establecidos.
8.- Seguimiento a las tareas asignadas y gestionar lo que quedó inconcluso.
